| Kullanım Alanları |
| Tüm otel, motel ve pansiyonlara hitap etmektedir. |
Modüller |
| Rezervasyon, oda kayıt, odanın durumu, müşteri hareketleri ve bakiyeler listesi, muhasebe, e-fatura, personel hareketleri ve bakiyeler listesi, otelde kalanlar ve ayrılanlar listesini alabileceğiniz modüllerden oluşmaktadır. |
Genel Özellikler |
Rezervasyon
Rezervasyon yönetimi otellerin misafir kanadına açılan ve henüz müşteriyle ilk temas aşamasında hizmet kalitesi hakkında bilgi veren alanıdır. Rezervasyon işleminin hızı misafirlerinizi memnun eder ve yeni arayışlara girişmesini engeller. Rezervasyonda oluşacak karışıklıklar ise misafirlerinizin işlerinin aksamasına, dolayısıyla farklı firmaları tercih etmelerine neden olacaktır. Sağlıklı bir rezervasyon yönetimi, sağlıklı bir otel yazılımı ile sağlanır. Otel 5 yazılımı bu sürecinizi aydınlatıyor.
* Misafir kayıt ekranından faydalanarak tüm misafirlerinizi kaydedebilir, XML raporu alabilmek için gerekli zorunlu alanları görerek henüz misafir kayıt ekranındayken tüm girişlerinizi yapabilirsiniz.
* Hızlı misafir kayıt ekranından faydalanarak sadece zorunlu alanları doldurup misafir kaydı oluşturabilir, hızlı bir şekilde check-in işlemlerini yapabilirsiniz.
* Detaylı misafir kaydı ekranından faydalanarak misafirlerinizin kimliklerindeki tüm bilgileri kaydedebilirsiniz.
* Rezervasyon kontrol ekranında rezervasyon bilgilerinin detaylı gösterimini yapabilirsiniz.
* Kimlik tarama sistemini aktif ederek misafir kayıtlarının desteklenen cihazlardan kimliğin taratılıp hızlı bir şekilde gerçekleşmesini sağlayabilirsiniz.
* İşlemi tamamlanan misafir kartlarını pasife alarak misafir kartını silmeden oluşabilecek kayıt karmaşasını azaltabilirsiniz.
* Misafir kartlarını kara listeye alarak kara listeye alınma nedenini belirtebilir, bu misafirinize işlem yaparken kara liste uyarılarının ekranınıza yansımasını sağlayabilirsiniz.
* Yeni rezervasyon kaydı ekranı sayesinde hızlı bir şekilde rezervasyon girişlerini yapabilir, uygun olan oda ve yatakların misafiriniz adına rezerve edebilirsiniz.
* Rezervasyon ekranından bloke işlemi gerçekleştirebilir, rezerve edilen odanın eklediğiniz kişi için bloke olmasını sağlayabilirsiniz.
* Rezervasyonları hızlı bir şekilde giriş yaptı durumuna alabilir, misafir ayrılışlarında gene çıkış yaptı durumuna alarak hızlı bir şekilde ayrılmasını sağlayabilirsiniz.
* Konaklama ücretinin kişi başına veya oda geneline hesaplanmasını sağlayabilirsiniz.
* Rezervasyonu farklı bir kişi veya firma yaptırmışsa ilgili kişi veya firma bilgilerini belirtebilirsiniz.
* Çıkış saati yaklaşan rezervasyonlar için uyarı popupu açılmasını sağlayabilir, popup üzerine tıklandığında ilgili kayıtların listelenmesini sağlayabilirsiniz.
* Mali sorumlu seçimi yaparak belirttiğiniz sorumluluk kapsamı için (sadece oda ücretleri, sadece ekstralar, tüm harcamalar) ödemeleri mali sorumlunun yapmasını sağlayabilirsiniz.
* Rezervasyon ekranından müşteri ödemelerini gerçekleştirebilir, makbuz yazdırabilirsiniz.
* Hızlı ödeme ekranından faydalanarak harcama veya ödeme tutarını işlem türü seçimi yapıp hızlıca kaydedebilirsiniz.
* Hızlı ödeme işlemleri için programda default tanımlı olan oda ücreti, ek yatak, lokanta, bar, telefon, büfe, çamaşır alanlarından ihtiyacınız olanı seçebilirsiniz.
* Fatura basım işlemleri için odada konaklayan misafirlerden seçim yapabilir veya diğer misafirlerden seçim yapabilirsiniz.
* Fatura kalemi için açıklama girişini manuel olarak değiştirebilir, dilediğiniz açıklamayı ekleyebilirsiniz.
* Fatura yazdırarak oluşturduğunuz faturanın çıktısını alabilir, fatura tasarımı üzerinde gerekli düzenlemeleri yaparak kullandığınız matbu forma göre dizayn edebilirsiniz.
* Toplu fatura yazdırma işlemi sayesinde eklemiş olduğunuz fatura kalemleri için fatura çıktısını tek tek yazdırmaya gerek kalmadan, tek seferde ayrı ayrı faturalar olarak yazdırabilirsiniz.
* Konaklama kartı yazdırarak misafirinizin konakladığı süreyle ilgili bilgilerin çıktısını alabilirsiniz.
* Rezervasyona ait folio hareketlerinin çıktılarını alabilirsiniz.
* Kayıp eşya girişleri yaparak misafirlerinizin otelinizde kaybolan eşyalarını kayıt altına alabilir, bulunduğu zaman üzerinde gerekli düzenlemeleri yaparak teslim detaylarını belirtebilirsiniz.
* Şikayet ve arıza kaydı oluşturarak misafirlerinizin ilettikleri şikayetleri ve odalardaki arızaları kaydedebilir, şikayet – arıza giderildiğinde kayıt üzerine gerekli açıklamaları ekleyebilirsiniz.
* Otel raporu ekranından faydalanarak otelinizdeki odaları yatak bazlı olarak görebilir, boş ve dolu odaları kontrol ederek hızlı bir şekilde rezervasyon ekranının açılmasını sağlayabilirsiniz.
* Otel raporu ekranında yer alan otel özeti alanı sayesinde boş yatak ve odaları, bloke edilen odaları, rezerve edilen odaları, toplam dolu odaları görüntüleyebilir, otelinizin güncel kapasite durumu konusunda bilgi sahibi olabilirsiniz.
* Otel raporu ekranında yer alan renklendirme alanı sayesinde oda ve yatak durumlarını tercihinize göre renklendirebilirsiniz.
* Otel raporu ekranından hızlı bir şekilde belirttiğiniz tarih aralığında konaklayan kişilerin hangi odada kaldıkları ve geliş – ayrılık bilgilerine erişebilirsiniz.
* Otel raporunuzun grafiksel olarak doluluğunu kontrol edebilirsiniz.
* Rezervasyon kontrol ekranından faydalanarak oda durumlarını boş odaları, dolu odaları, rezerve edilen odaları görüntüleyebilir odaların temizlik-kirlilik durumları hakkında bilgi sahibi olabilir, temizlenen odanın durumunu temiz olarak değiştirebilirsiniz.
* Mevcut konaklayanlar listesi alarak konaklayanların turizm şirketi, rezervasyon yaptıran kişi bilgisi, gidiş tarihi gibi bilgilerini toplu bir şekilde bilgi güncelleme işlemi gerçekleştirebilirsiniz.
* Konaklayanlar listesini oda veya kişi bazlı olarak yazdırabilir, tasarım üzerinde gerekli düzenlemeleri gerçekleştirebilirsiniz.
* Mali günlük müşteri listesini alabilir dilerseniz yazdırabilir dilerseniz Excel veya HTML’e veya XML dosyasına aktarabilirsiniz.
* Mali günlük müşteri listesinden daha detaylı bir rapor alınabilmesi için ödeme türleri oluşturabilirsiniz.
* Otelde kalanlar ve AKBS raporları alarak AKBS gönderim işlemi için gerekli olan XML dosyasını oluşturabilirsiniz.
* AKBS gönderim işlemlerinin programın otomatik yapmasını sağlayabilirsiniz.
* BTM1, BTM2 ve konaklama kartlarının çıktılarını alabilirsiniz.
* AKBS sistemine yaptığınız gönderim işlemlerini aylık olarak kontrol edebilir, yapmış olduğunuz gönderimlerin ne kadar sağlıklı ilerlediğini takip edebilirsiniz.
Cari
Oteller için misafir takibi kadar alışveriş yaptıkları carileri takip etmek te önemlidir. Otel yazılımınız sadece misafir takibi hizmeti verirse cari takibini farklı bir programdan yürütmeniz gerekir ve iki farklı yazılım kullanılması iş yükünüzü artırır. Otel 5 yazılımı cari modülü sayesinde otel misafirleriniz dışında bakiyesini takip etmek isteyeceğiniz müşterilerinizin kayıtlarını oluşturarak hareket işleyebilir, ihtiyacınız doğrultusunda raporlar alabilirsiniz.
* Cari kayıtlarınızı oluşturarak carilerinize ait isim, soy isim, unvan, adres, telefon vb. ihtiyaç duyabileceğiniz bilgileri kaydedebilirsiniz.
* E- Fatura / E-Arşiv düzenleyebilirsiniz.
* Carinize ait fotoğraf ekleyerek cariyi tanımayan çalışanlarınızın kim olduğu konusunda bilgi sahibi olmasını sağlayabilirsiniz.
* Carilerinizi grup ve alt grup bazında kayıt ederek ihtiyacınız olduğunda gruplara göre raporlayabilirsiniz.
* Carilerinizi riskli olarak işaretleyip risk notu yazarak işlem yaparken risk notunun karşınıza uyarı şeklinde düşmesini sağlayabilirsiniz.
* Carinize kefil bilgisi girerek gerektiğinde bilgileri kontrol edebilirsiniz.
* Cari hareket girişi yaparak carinizin borç veya alacak bilgilerini kaydedebilirsiniz.
* İşlem girişleri esnasında nakit, dekont, kredi kartı, pos ve evrak işlem türlerinden ihtiyacınız olanı seçim yapabilirsiniz.
* Hareket girişleri esnasında seçim yaptığınız carinin bakiyesini görüntüleyebilir, bu doğrultuda tahsilat yapabilirsiniz.
* Yapmış olduğunuz hareket girişlerinin makbuz çıktısını alabilir bu sayede tahsilat işlemleri için tahsilat makbuzu yazdırabilirsiniz.
* Cari ekstreleri alarak carilerinizin işlem detaylarını çıktı olarak alabilirsiniz.
* Cari işlem raporları alarak hangi işlemin toplamda kaç lira hareket gördüğünü raporlayabilirsiniz.
* Carilerinizden aldığınız veya verdiğiniz çek/senet girişlerini yapabilir evrak sahibi farklı bir kişi ise belirtebilir, asıl borçluya ait bilgileri kaydedebilirsiniz.
* Daha önce ciro işlemi olan çekler için ciro detaylarını kaydedebilirsiniz.
* Müşterilerden aldığınız çekleri ve senetleri tahsil edebilir, takasa verebilir, ciro edebilir veya iade edebilirsiniz.
* Kendi çek ve senetlerinizin hangi bankadan kesildiğini seçerek banka hareketlerinize yansımasını sağlayabilirsiniz.
* Ödediğiniz kendi çek ve senetlerinizin durumlarını bankadan ödendi veya kasadan ödendi şeklinde güncelleyebilirsiniz.
* Tüm çek ve senetlerinizin listesini alabilir, vadesi gelen çek/senetlerinizi ayrıca listeleyebilirsiniz.
* Vadesi gelen çek/senetleriniz için uyarı özelliğinden faydalanarak olabilecek gecikmelerin önüne geçebilirsiniz.
Kasa
Birde fazla departmana sahip oteller için ayrı ayrı kasa takibi yapmak, daha sonradan oluşabilecek problemlerin önüne geçmeyi sağlayacaktır. Sağlıklı bir nakit yönetimi için programda kasa işlemlerinin sağlıklı yapılması gerekir.
* Kasa kartları oluşturarak işlem yapılan kasaları gruplayabilirsiniz.
* Kasa hareket girişi yaparak direkt kasayı etkileyen, arada ikinci bir muhatabın olmadığı gelir veya giderleri kaydedebilirsiniz.
* Kasa hareket işlemleri için makbuz çıktısı alabilirsiniz.
* Kasa transferi yaparak kasalarınız arası para aktarımını sağlayabilir, gün sonunda kasaların ana kasanızda birleşmesini sağlayabilirsiniz.
* Günlük kasa raporları alarak kasanızda bulunması gereken nakit miktarlarını kontrol edebilirsiniz.
Banka
Günümüzde çoğu kişi nakit akışını banka üzerinden sağlamakta, direkt nakit işlemler banka işlemlerinin gerisinde kalmaktadır. Bu nedenle bankalar üzerinden yapılan işlemler nakit yönetiminizi direkt etkilerken, bu modülün kullanımı kaçınılmaz olmaktadır.
* Banka kayıtları oluşturarak çalıştığınız bankaları tanımlayabilir, alt hesap tanımlamaları oluşturabilirsiniz.
* Alt hesaplarınızı vadeli ve vadesiz olarak belirleyebilir, takibini bu yönde sağlayabilirsiniz.
* Alt hesaplarınıza bağlı pos ve kredi kart kullanımlarını seçerek alt hesaplarla ilişkilendirebilirsiniz.
* Pos işlemleri için taksit tanımlamaları yaparak provizyon oranı belirtebilir bu sayede provizyon kesintisi sonrası nakit tutarınızı takip edebilirsiniz.
* Vade günü girişi yaparak postan yapılan işlemlerin hesabınıza hangi günler yansıyacağını belirleyebilirsiniz.
* Kredi kartı tanımları yaparak hesap kesim ve son ödeme tarihlerini kaydedebilir, borç ödemelerini bu bilgiler üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.
* Bankalarınız arası transfer yaparak hesaplarınız arası para transferini sağlayabilir, varsa işlem ücreti girişi yapabilirsiniz.
* Bankanızdan kasanıza nakit transferlerini veya kasanızdan bankanıza nakit transferlerini kaydedebilir, işlem makbuzu yazdırabilirsiniz.
* Pos hesap tablosu ekranından faydalanarak hangi pos kullanılarak işlem yapılırsa ne kadarlık bir provizyon kesintisi olacağını kontrol edebilir, işlemlerinizi bu doğrultuda gerçekleştirebilirsiniz.
* Raporlamalar sayesinde bankanızdaki nakit miktarını takip edebilir, provizyon kesintisi sonrası ve kullanılabilir durumda olan nakit tutarlarını kontrol edebilirsiniz.
SMS
Kayıtlı misafirlerinize özel günlerde, önemli hatırlatmalarda ve duyuru yapmak istediğiniz konularda SMS gönderim işlemlerinizi program içerisinden yaparak tek tuş ile aynı anda tüm SMS listenize mesaj gönderebilirsiniz.
* Tek SMS gönderim özelliği sayesinde sadece eklemiş olduğunuz numaralara SMS gönderimi gerçekleştirebilirsiniz.
* Toplu SMS gönderim alanında kayıtlı olan tüm üyeler ve dilerseniz tümüne dilerseniz sadece işaretlediklerinize SMS gönderimi gerçekleştirebilirsiniz.
* SMS gönderim raporu alarak yolladığınız SMS’lerin ulaşıp ulaşmadığı hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.
Kullanıcı İşlemleri
Programı kullanacak olan kayıtlı kullanıcılar için özel tanımlar yaparak programın bazı bölümlerini kullanıcı bazlı özelleştirebilirsiniz.
* Form başlıklarını istediğiniz renge ayarlayabilirsiniz.
* Program ilk açıldığında gizlenmesini veya rezervasyon kontrol ekranının görünmesini sağlayabilirsiniz.
* Kimlik tarama sistemini aktif ederek misafir kayıtlarının desteklenen cihazlardan kimliğin taratılıp hızlı bir şekilde gerçekleşmesini sağlayabilirsiniz.
* Otelde kalanlar XML rapor dizini belirterek oluşacak XML dosyasının hangi dizine kayıt olacağını belirleyebilirsiniz.
* Silinen kayıt loğları alanından faydalanarak hangi kullanıcının hangi kayıtları sildiğini raporlayabilirsiniz.
Yetkili
Programın kullanılabilmesi için temel kayıt girişlerini gerçekleştirebileceğiniz alandır. Bu alandan birtakım ayarlamalar yaparak programı daha verimli kullanabilir, böylece işlem girişlerini hızlandırabilirsiniz.
* Kullanıcı kayıtları oluşturarak programı kullanacak kişileri tanımlayabilir, kullanıcılara ait detaylı bilgi girişleri yaparak kullanıcı adı ve parolası belirleyebilirsiniz.
* Kullanıcı yetkileri oluşturarak program içerisinde hangi kısımları kullanabileceğini belirleyebilir, hızlı yetkilendirme özelliği sayesinde tek seferde tüm kayıt ekleme, kayıt silme, kayıt düzenleme veya kayıt görme yetkisini verebilirsiniz.
* Personel grup tanımları oluşturarak personel kaydı ekranında grup seçimi yapabilir, raporlamalarda bu gruplardan faydalanabilirsiniz.
* Excel’den veri transferi özelliği sayesinde Excel’de kayıtlı olan misafirlerinizi tek işlemle Otel 5 programına aktarabilir, veri girişlerinizi hızlandırabilirsiniz.
* Oda kayıtlarını oluşturarak otelinizdeki odaları ve odalar içerisindeki yatakları özelliklerine göre kaydedebilirsiniz.
* Odanın büyüklüğünü, fiyatını, kaçıncı katta olduğunu vb. bilgilerini belirtebilir, yatakların kaçar kişilik olduğunu tanımlayabilirsiniz.
* Odanın özelliklerini mevcut seçeneklerden işaretleyebilir, genel ayarlardan oda özellik kayıtları oluşturabilirsiniz. (Televizyon, buz dolabı, klima, mini bar vb.)
* Oda kartlarını kopyalayarak hızlı bir şekilde oluşturabilirsiniz.
* Oda tipleri belirleyerek oda kayıtlarında seçebilir, odalara ait işlemler esnasında tip bazında raporlamalar yapabilirsiniz.
* Turizm şirketlerini kaydederek rezervasyon esnasında
* Yedekleme ayarları yaparak programın belirttiğiniz periyotlarda otomatik yedek almasını sağlayabilir, ihtiyacınız olduğunda yedek dosyalarından geri yükleme yapabilirsiniz.
* Rezervasyon giriş ve çıkış saatlerini belirterek çıkışı yaklaşan rezervasyonları programın hatırlatmasını sağlayabilirsiniz.
* Otelde kalanlar XML dosyasının otomatik gönderilebilmesi için gerekli ayarlamaları yapabilir, tesis bilgilerinizi kayıt ederek programın arka planda otomatik XML gönderimi yapmasını sağlamış olursunuz.
Araçlar / Notlar
Program kullanım amacının yanı sıra içerisinde barındırdığı araçlar ve notlar alanları ile bu özelliklerden de faydalanmanıza imkan tanıyor.
* Metin düzenleme ve yazdırma işlemi için WordMaker sistemini araçlar menüsüne ekleyerek ücretsiz kullanabilirsiniz.
* Programa saat ekleyerek programı açtığınız andan itibaren saatin görünmesini sağlayabilirsiniz.
* Hesap makinesi ekleyerek ihtiyaç duyduğunuzda kullanabilirsiniz.
* Not ekleyerek programı açtığınız anda notların ekranınızda görünmesini sağlayabilirsiniz.
* Notlara alarm kurarak belirttiğiniz süre geldiğinde uyarı vermesini sağlayabilirsiniz.
İşiniz tamamlandığında notları tek tuş ile silebilirsiniz
Raporlar;
İçerisinde birçok hazır rapor ve dizayn edilebilir raporlama aracı sayesinde istenilen tasarımlarda raporlar oluşturabilme.
Windows Uyumluluğu;
AKINSOFT Otel ile gelen tam Windows uyumunun sağladığı avantajlar, AKINSOFT'un titizlikle hazırladığı kolay kullanımlı arayüzü ile birleşerek kullanıcıya çabuk öğrenme ve kullanım kolaylığı avantajı sağlar.
İlişkisel Veritabanı;
AKINSOFT Otel SQL mimari veritabanı ile Microsoft Office programları ile doğrudan ilişki kurabilmektedir.
Kullanıcı Yetkilendirme;
AKINSOFT Otel kullanıcılara tanınan çok seviyeli erişim hakları ile bilgi güvenliğini garantiler.Sistem yöneticisi (Yetkili Oturum), her kullanıcıya, şirket bazında modül ve menü seçeneklerine erişim haklarını tanımlayabilir.Kayıtların kimin tarafından değiştirildiği sistemden öğrenilebilir. Ayrıca silinen kayıt loglarını görebilme imkanı sağlar.
AKINSOFT Otel ile daha verimli çalışmak , karlılığı ve hizmet kalitesini artırmak artık çok kolay. |
|
